PT Kreasi Pandawa Sakti
Entitas utama, fokus aktivasi & brand activation. Menangani klien seperti Sayap Mas Utama (Wings group), PT Amerta Indah Otsuka, Energizer, Eveready, Ichitan, Bital, Nutrifood, dan beberapa vendor produksi.
Proposal Sistem Finance & Operasional
Kontrol penuh dari brief sampai bayar.
Satu sumber kebenaran untuk PT Kreasi Pandawa Sakti dan PT Sinergi Unggul Barakarsa — menyambung CE, Budget Request, PO, BAST, Invoice, Faktur Pajak, Pembayaran, dan pelacakan carry over dalam satu sistem yang dipakai BOD, Finance, dan Operasional.
01 · Ringkasan Eksekutif
Masalahnya bukan kurang data — datanya tersebar.
PT Kreasi (Event Organizer, omzet ±Rp 30M/proyek/bulan, 9 orang) menjalankan setiap proyek lewat alur Brief → Quotation → CE → PO → BAST → Invoice → Faktur Pajak → Pembayaran. Setiap dokumen sebenarnya ada — tapi tersebar di Google Sheets, Excel, WhatsApp, Email, e-Faktur DJP/Coretax, Coupa, dan sistem vendor klien. Tidak ada satu pun tempat yang bisa menjawab pertanyaan sederhana seperti "invoice proyek X sudah dikirim atau belum?" tanpa harus chat tiga orang.
Dampaknya terukur: 78,6 % budget request masuk tanpa PO Number, Finance memperkirakan Rp 200–500 juta eksposur dari additional yang tidak masuk PO, ada kasus unearned revenue di klien Energizer (invoice diterbitkan sebelum program selesai), dan BOD harus rutin tanya ke Finance/Ops hanya untuk tahu status sebuah proyek.
Sistem yang diusulkan tidak memaksa satu urutan kaku — proyek tetap boleh mulai dari Quotation, dari Budget Request, atau langsung dari instruksi lisan. Yang sistem lakukan adalah mengikat semua dokumen ke satu proyek, memberi BOD tombol approve CE langsung di aplikasi, dan memunculkan risiko (PO hilang, PO lebih kecil dari CE, advance melebihi CE, invoice telat) sebelum jadi masalah.
Hasil yang diharapkan: Finance tidak lagi jadi help-desk WhatsApp, Operasional bisa pantau invoice/pencairan sendiri, BOD dapat laporan mingguan yang konsisten — dan additional yang dulu hilang, sekarang muncul sebagai uncovered receivable yang bisa ditagihkan.
02 · Konteks Perusahaan
Dua PT, ekosistem klien yang heterogen.
PT Sinergi Unggul Barakarsa
Entitas holding sister. Sebagian Ops/Finance bekerja lintas kedua PT. Pelaporan keuangan diminta BOD terpisah total per PT, dengan opsi konsolidasi hanya untuk pengguna yang punya akses keduanya.
Tim Inti
BOD 2 orang · Finance 2 orang (AR & Accounting+Tax) · Operasional 5 orang yang masing-masing memegang portofolio klien berbeda. Beberapa PIC memang lintas PT — sistem harus mengakomodasi akses berbeda per PT.
03 · Suara dari Lapangan
Apa yang dikatakan tim — tanpa dipoles.
Kutipan diambil dari wawancara Mei 2026 di tiga role. Atribusi sengaja dijaga anonim per peran agar fokus pada substansinya.
BOD
Direktur
"Komunikasi antar divisi masih banyak misscom. Saya butuh tracking proyek dari permintaan biaya sampai invoicing, tidak harus tanya Finance dulu."
- Tanya status proyek hampir setiap hari ke Finance/Ops.
- CE saat ini di-approve via email — ingin penuh di aplikasi.
- Laporan P&L per proyek harus ditanyakan ke Finance.
- Butuh pemisahan total laporan PT Kreasi vs PT Sinergi.
Tools sekarang: Email, laporan manual, tanya langsung.
Finance
Accounting & Tax
"Belum ada sistem yang paten, sering miss. Finance tidak punya kekuatan untuk menerapkan aturan yang jelas. Saya berharap Direksi tegas menegakkan sistem baru ini."
- 78,6 % budget request tanpa PO Number — sulit divalidasi.
- Additional quotation yang tidak masuk PO → hutang client tak tertrack.
- Faktur Pajak dibuat bersamaan invoice di e-Faktur DJP / Coretax.
- Laporan bulanan 3–5 hari, sering ada permintaan ad-hoc di luar itu.
- Carry over dicatat sebagai biaya yang masih harus dibayar atau pendapatan diterima dimuka.
Tools sekarang: Google Sheets · Excel · WhatsApp · Email · e-Faktur DJP · Coretax · Coupa · AppSheet · sistem vendor klien (Otsuka).
Operasional
PIC Marketing & Ops
"Saya tidak bisa lihat status invoice proyek saya sendiri — harus tanya Finance. Untuk Sayap Mas pakai Coupa, untuk Energizer cukup quotation tanpa PO, untuk Ichitan revisi quotation bisa 7–9 kali."
- PO sering terbit setelah program berjalan; field PO diisi
0atau nama klien. - BAST dibuat di Microsoft Word, TTD fisik bisa 1–3 hari atau lebih.
- Deadline klien sering hampir bersamaan, "bola panas" lama di klien.
- Pernah ada PO sisa → kasih tahu Finance lewat WhatsApp, transfer balik manual.
- Beberapa klien tidak pakai BAST sama sekali (klien-klien tertentu Joan).
Tools sekarang: Microsoft Word (BAST) · WhatsApp · Email · Coupa (Sayap Mas) · sistem vendor (Otsuka) · catatan manual.
04 · Bukti dari Data
Pain point ini bukan anekdot — datanya ada.
Dua spreadsheet sandbox internal sudah dianalisis: Budget Request (1.249 baris) dan Budget Forecast (3 tab: Kreasi · Kreasi periode lalu · Sinergi).
Budget Request tanpa PO
Kritis
Dari 1.249 pengajuan budget request lewat Google Form, hanya 21,4 % yang
mencantumkan nomor PO valid. Sisanya diisi 0, nama klien, atau dibiarkan
kosong karena PO belum terbit saat program harus mulai.
Top 6 Requester (Ops PIC)
Konsisten| PIC | Jumlah Request |
|---|---|
| Albi (Nutrifood) | 371 |
| Joan (Ichitan / Energizer) | 288 |
| Santi (Sayap Mas) | 225 |
| Rinaldi (Finance AR) | 166 |
| Ipo (Sayap Mas / Otsuka) | 146 |
| "Anda" (vendor marketing) | 49 |
Daftar PIC stabil — sistem cukup memodelkan portofolio per PIC tanpa harus terus-menerus reassign.
Variasi casing status payment
Perlu standardisasi
PAID
Paid
paid
PAID
Unpaid
UNPAID
—
Lima+ variasi penulisan status untuk hal yang sama. Bukti perlu enum di sistem baru. Migrasi data lama harus melalui pembersihan otomatis (trim, lowercase, mapping).
Klien Utama Aktif
Heterogen| Klien | Karakter | PO? |
|---|---|---|
| Sayap Mas Utama (Wings) | Coupa, volume tinggi | Coupa |
| Amerta Indah Otsuka | Sistem vendor sendiri | Vendor portal |
| Energizer / Eveready | Reguler, bayar di muka | Tidak perlu |
| Ichitan | Revisi quotation 7–9× | Email PDF |
| Nutrifood | Coupa sebagian, WA sebagian | Coupa / WA |
| Bital | — | — |
| PT Agata Promar (vendor) | Kasus penyalahgunaan dana, somasi | — |
05 · Flow Operasional Final
Sepuluh tahap, fleksibel di urutan, ketat di kontrol.
Proyek boleh mulai dari Quotation, Budget Request, atau langsung CE — yang penting, ketika semuanya selesai, sistem bisa rekonsiliasi.
flowchart LR A[Project / Program
PT + Klien + Brand + PIC] --> B[Quotation
revisi + approval] B --> C[CE Approval
BOD in-app] C --> D[Budget Request
tracked vs CE] C --> E[PO Capture
Coupa · PDF · WA · fisik · client-side] E --> F{PO vs CE} F -->|Matched| G[Siap Tagih] F -->|PO under CE| H[Uncovered Receivable] F -->|Missing| I[Risiko PO Hilang] F -->|No PO diizinkan| J[Basis Quotation Approved] G --> K{BAST diperlukan?} J --> K K -->|Ya| L[BAST Signed] K -->|Tidak| M[Draft Invoice] L --> M M --> N[Invoice + Faktur Pajak] N --> O[Pembayaran / AR] O --> P[Carry Over · Unearned · Close]
| # | Tahap | Pemilik | Input | Output | Aturan utama |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Project / Program | Ops PIC | PT, Klien, Brand, Program, Timeline | Project ID, status awal | Wajib pilih PT & PIC; flag BAST & metode PO klien |
| 2 | Quotation | Ops PIC | Item, harga, agency fee | Quotation approved | Boleh multi-revisi; bisa jadi basis CE |
| 3 | CE Approval | BOD | Quotation + cost components | Nomor CE, history revisi | Approval di dalam aplikasi; jadi titik kontrol finansial internal |
| 4 | Budget Request | Ops PIC | CE, jumlah, tujuan | Status pencairan | Boleh tanpa PO (di-flag); aggregate vs CE limit; alert kalau mendekati/melampaui |
| 5 | PO Capture | Ops PIC | Coupa / PDF / WA / fisik | PO record + status validasi | Finance bandingkan PO vs CE; under → uncovered, over → review |
| 6 | BAST | Ops PIC (opsional) | Word / template + TTD fisik | BAST signed (scan) | Tidak wajib semua klien; flag BAST required ada di master klien |
| 7 | Invoice | Finance | CE + (BAST atau quotation) + PO | Invoice + due date | 1 invoice bisa link ke banyak CE; partial billing didukung |
| 8 | Faktur Pajak | Finance | Invoice | NSFP + status di e-Faktur/Coretax | Dibuat bersamaan invoice; status pending/sent/revised/cancelled |
| 9 | Pembayaran | Finance | Bukti transfer / RK | Status AR: Unpaid → Paid / Overdue | Partial payment didukung; overdue otomatis berdasarkan TOP |
| 10 | Carry over & Eksposur | Finance + Ops | Saldo PO sisa, advance lama, additional tak ter-PO | 3 ledger: Carry Over · Unearned Revenue · Uncovered Receivable | Dipisah agar Finance tahu mana yang harus dikembalikan, dikompensasi, atau ditagih ulang |
06 · Modul MVP
Dua belas modul, dibangun bertahap.
Project Master
PT, klien, brand, program, PIC, timeline, metode PO klien, flag BAST, flag billing exception.
Quotation
Item, harga, agency fee, multi-revisi, status Draft → Sent → Revised → Approved → Cancelled.
CE Approval
Approval BOD di aplikasi, cost components, expected margin, history revisi yang terjaga.
Budget Request
Pencairan kas terhadap CE, aggregate vs limit, warning bila mendekati/melampaui CE, flag PO availability.
PO Validation
Capture PO dari multi-sumber (Coupa, PDF, WA, fisik, client-side), bandingkan vs CE, status Matched / Under / Over / Missing / Needs Review / Not Required.
BAST
Opsional per klien, draft → printed → signed → submitted. Tidak memblok klien tanpa BAST.
Invoice
Bisa link ke banyak CE & BAST; nilai invoice ikut PO atau quotation approved (untuk klien tertentu).
Faktur Pajak
Terhubung ke invoice, tracking NSFP, status pending/created/sent/revised/cancelled, sumber e-Faktur DJP atau Coretax.
Pembayaran & AR
Partial payment, bank account, referensi, status Unpaid → Partial → Paid / Overdue.
AR & Overdue Tracker
Filter PT, klien, proyek, PIC, aging. Highlight invoice due soon dan overdue dengan PIC bertanggung jawab.
PO vs CE Mismatch
Buka semua PO yang Missing/Under/Over, hitung uncovered amount, eskalasi ke Finance & BOD.
Carry Over · Unearned · Uncovered
Tiga ledger terpisah: dana sisa klien, invoice/bayar sebelum kerja selesai, dan kerja di luar PO.
07 · Skenario yang Didukung
Sistem tidak memaksa kasus rumit jadi sederhana.
Enam skenario nyata dari portofolio klien aktif. Semua harus jalan tanpa workaround.
Sayap Mas Utama · Coupa
Situasi: Volume tinggi (Wings group), PIC Santi/Ipo. Program sering jalan sebelum PO Coupa terbit karena user klien belum upload.
Penanganan: Project dibuat & Budget Request bisa diajukan dengan flag PO Pending. PO Coupa (format 10 digit, mis. 4570018319) ketika masuk langsung divalidasi Finance vs CE. Status Matched = siap tagih.
Amerta Indah Otsuka · Sistem Vendor
Situasi: Klien punya portal vendor sendiri. Invoice harus diunggah ke sana, di luar Coupa.
Penanganan: Sumber PO ditandai client-side. Sistem tetap menyimpan PO ID & referensi, tapi tidak mengharapkan PDF resmi — Ops PIC menuliskan nomor & nilai PO yang diterima dari portal klien sebagai bukti.
Energizer / Eveready · Tanpa PO
Situasi: Klien special case. Bayar di depan, billing cukup dari Quotation Approved. Sering ada unearned revenue karena pembayaran masuk sebelum program selesai.
Penanganan: Master klien diflag PO Not Required. Invoice memakai Quotation Approved sebagai basis. Pembayaran yang masuk sebelum penyelesaian program ditandai Unearned Revenue di ledger tersendiri sampai program selesai.
Nutrifood · PO Lebih Kecil dari CE
Situasi: CE Rp 358 jt, PO yang terbit Rp 320 jt. Selisih Rp 38 jt biasanya hilang sebagai additional tak masuk PO.
Penanganan: Status PO = Under CE. Invoice ikut nilai PO. Selisih otomatis masuk Uncovered Receivable Tracker untuk ditagih ulang lewat quotation berikutnya atau ditulis-off resmi.
Ichitan · Revisi Quotation 7–9×
Situasi: Klien meminta revisi quotation berulang sebelum deal. Riwayat revisi sering hilang.
Penanganan: Quotation menyimpan setiap revisi sebagai versi, dengan timestamp & pengubah. Hanya versi Approved yang bisa dijadikan basis CE — versi sebelumnya tetap bisa dirujuk untuk audit.
Klien Tanpa BAST
Situasi: Beberapa klien (mis. portofolio Joan: Bital, Eveready) tidak pakai BAST sama sekali.
Penanganan: Master klien diflag BAST Not Required. Workflow invoice langsung skip ke pembuatan invoice + Faktur Pajak tanpa menunggu BAST. Tidak ada cara untuk "salah blok" alur ini.
08 · Peran & Akses
Setiap peran hanya melihat apa yang mereka butuhkan.
| Aksi / Modul | BOD | Finance | Ops PIC | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Buat / ubah Project, Quotation, Budget Request, BAST | — | — | ✓ | ✓ |
| Approve / reject CE | ✓ | — | — | — |
| Validasi PO vs CE | — | ✓ | — | — |
| Buat Invoice & Faktur Pajak | — | ✓ | — | — |
| Catat pembayaran | — | ✓ | — | — |
| Lihat status proyek sendiri (CE, PO, advance, invoice, payment) | — | — | ✓ | — |
| Lihat semua proyek lintas PIC (per PT yang di-grant) | ✓ | ✓ | — | ✓ |
| Dashboard mingguan BOD (cashflow, P&L, forecast, overdue) | ✓ | baca | — | — |
| Kelola user, role, PT access, threshold alert, master data | — | — | — | ✓ |
| Tandai klien PO Not Required / BAST Not Required | — | — | — | ✓ (atas approval BOD) |
09 · Dashboard per Role
Tiga layar utama — satu untuk setiap kebutuhan.
Mingguan, terpisah per PT
- Cashflow forecast 4 minggu
- Outstanding AR + overdue
- Old cash-out tanpa invoice
- Project P&L watchlist
- Filter: Kreasi · Sinergi · Semua
Antrian kontrol harian
- Queue validasi PO vs CE
- AR & overdue tracker
- Tax queue (Faktur Pajak)
- Carry over · Unearned · Uncovered
- Old cash-out tanpa invoice
Workspace proyek saya
- Kanban proyek per status
- Follow-up PO (per klien)
- Budget request vs CE limit
- BAST tracker (jika berlaku)
- Invoice & payment self-service
10 · Sistem Alert
Sebelas alert otomatis — tidak ada lagi "lupa tanya".
Risiko Cashflow
- Invoice due soon (sebelum jatuh tempo)
- Invoice overdue (lewat TOP)
- Outstanding besar per klien (threshold dikonfigurasi)
- Old cash-out tanpa invoice (advance lama)
Risiko Dokumen
- PO missing setelah project mulai
- PO smaller than CE (uncovered muncul)
- BAST pending untuk klien BAST-required
- Faktur Pajak belum dibuat > X hari
Risiko Eksekusi
- Budget request approaches CE limit
- Budget request exceeds CE limit
- CE waiting BOD approval (≥ N hari)
Threshold (mis. 80 % vs 90 % CE, 3 vs 7 hari due soon) dikonfigurasi di Master Data oleh Admin dan bisa dibedakan per PT.
11 · Pemisahan PT
Kreasi dan Sinergi: dua laporan, satu mesin.
BOD eksplisit minta laporan keuangan PT Kreasi dan PT Sinergi terpisah total per PT. Beberapa pengguna (mis. Direktur, Finance) memang punya akses keduanya — tapi laporan default tetap dipisah.
Sistem menyimpan tenant key di setiap entitas (project, CE, PO, invoice, payment). Pengguna multi-PT bisa beralih konteks lewat filter di topbar. Laporan konsolidasi hanya muncul untuk pengguna yang punya hak akses kedua PT.
- Akses berbasis PT membership — bukan hanya role.
- Default dashboard menampilkan PT primary user.
- Konsolidasi cross-PT muncul sebagai filter "Semua PT" untuk user multi-akses.
- Export laporan otomatis terpisah per file PT.
12 · Roadmap 4 Fase
Bangun yang mengontrol uang dulu, baru yang melaporkannya.
Sumber Kebenaran
Project Master, Role & PT access, CE Approval (BOD in-app), Budget Request, PO Capture & Validation.
Kontrol Tagihan
BAST opsional, Invoice (link CE & BAST), Faktur Pajak, Pembayaran, AR & Overdue Tracker.
Risiko & Eksepsi
Carry Over, Unearned Revenue, Uncovered Receivable, Missing PO Tracker, Old Cash-out, semua Alert.
Reporting & Rollout
Dashboard BOD mingguan, laporan PT-terpisah, P&L forecast vs actual, export Excel/PDF, migrasi data, UAT, dokumentasi KKP.
13 · Definisi Selesai
MVP dianggap selesai bila sebelas tes ini lulus.
- Proyek bisa dibuat tanpa PO dan tetap ter-flag sampai PO masuk atau eksepsi disetujui.
- BOD bisa approve CE di dalam aplikasi (bukan via email).
- Ops bisa mengajukan beberapa Budget Request di bawah satu CE dan sistem menjumlahkan terhadap limit CE.
- Finance bisa memvalidasi PO sebagai Matched / Under CE / Over CE / Needs Review.
- Proyek gaya Energizer bisa invoice dari Quotation Approved tanpa PO.
- Satu invoice bisa link ke banyak CE.
- Klien tanpa BAST bisa lanjut ke invoice tanpa pemblokiran.
- Faktur Pajak bisa dicatat terhadap invoice (sumber e-Faktur atau Coretax).
- Pembayaran meng-update status invoice & AR dashboard.
- Invoice overdue muncul di dashboard Finance & BOD dengan PIC bertanggung jawab.
- Laporan PT Kreasi dan PT Sinergi bisa dilihat terpisah.
14 · Keputusan yang Diperlukan
Dua puluh lima pertanyaan terbuka — perlu jawaban sebelum build.
Dikelompokkan ke 7 area. Tiap pertanyaan punya pemilik keputusan yang disarankan.
Governance & Approval
Pemilik: BOD- Level approval CE berdasarkan nilai / PT / klien / margin risk?
- Siapa yang boleh approve Budget Request setelah CE disetujui?
- Threshold eskalasi saat advance mendekati CE — 80 %, 90 %, 100 %?
- Jika proyek harus mulai sebelum CE disetujui: blok, izinkan dengan emergency approval, atau izinkan dengan notifikasi BOD?
- Siapa yang boleh menandai klien sebagai PO Not Required di luar Energizer?
Threshold Alert
Pemilik: Finance + BOD- Setelah berapa hari PO yang hilang dianggap overdue?
- Setelah berapa hari old cash-out tanpa invoice harus dieskalasi?
- Berapa hari sebelum due date alert invoice due soon muncul?
- Nilai berapa yang dianggap large outstanding?
- Frekuensi update status overdue untuk laporan management?
Standar Data
Pemilik: Finance + Admin- Format penomoran wajib: project, quotation, CE, budget request, PO, BAST, invoice, Faktur Pajak?
- Field wajib sebelum CE bisa disubmit ke BOD?
- Field wajib sebelum Finance bisa membuat invoice?
- Agency fee disimpan sebagai default klien, rule project, atau rule quotation?
- Field COA yang wajib dipilih di Budget Request, Invoice, Payment, Carry Over?
Aturan per Klien
Pemilik: Operasional + Finance- Klien mana yang require BAST, dan klien mana yang eksplisit tidak?
- Klien mana yang pakai Coupa, sistem klien sendiri, email PDF, WA, fisik?
- Selain Energizer, klien mana yang boleh invoice dari quotation approved tanpa PO?
- Klien mana yang membolehkan partial billing, milestone billing, atau invoice multi-CE?
- Klien dengan aturan tax / TOP / dokumen khusus yang perlu dikonfigurasi di MVP?
Perlakuan Akuntansi
Pemilik: Finance- Perlakuan akuntansi tepat untuk carry over, unearned revenue, dan uncovered receivable di laporan?
- Uncovered receivable masuk AR dashboard, dipisah, atau keduanya?
- Status yang dipakai saat uncovered akhirnya masuk ke quotation/PO berikutnya?
- Siapa yang approve write-off atau penyelesaian uncovered receivable?
- Cara mencatat pengembalian dana atau transfer balik ke klien?
Format Reporting
Pemilik: BOD + Finance- Template final laporan mingguan BOD (cashflow + project status)?
- Kolom wajib di laporan P&L project untuk BOD?
- Format annual report yang dipakai (berbasis template Excel/Word Finance saat ini)?
- Laporan mana yang perlu export Excel/PDF di MVP?
- BOD perlu konsolidasi cross-PT tambahan, atau cukup laporan terpisah?
Migrasi & Implementasi
Pemilik: Admin + Finance + Ops- Google Sheets / Excel mana yang dijadikan source of truth untuk migrasi awal?
- Berapa jauh data historis yang diimport (invoice, PO, CE, payment)?
- Apakah WhatsApp screenshot dan PDF email diupload sebagai attachment di MVP?
- Siapa yang membersihkan nilai historis tidak konsisten (CE
0, nama-klien-sebagai-CE)? - Daftar user awal dan matriks PT access untuk rollout?